Diagnóstico Operacional

O sucesso de todo negócio depende de um bom planejamento estratégico e formas de como entender e avaliar o que está funcionando adequadamente na empresa ou não, e aí que entra o diagnóstico organizacional. O diagnóstico organizacional é uma ferramenta fundamental para presidentes e gerentes analisarem o desempenho do seu negócio a fim de melhorar a gestão e alcançar seus objetivos mais eficientemente. E para você atingir o objetivo de ter uma empresa de sucesso, separamos cinco passos importantes para montar um diagnóstico organizacional que vai te auxiliar nisso. Confira a seguir. Mas antes, o que é um diagnóstico organizacional? O diagnóstico organizacional, também chamado diagnóstico empresarial, é uma metodologia usada para analisar a empresa na totalidade, bem como verificar a situação de cada departamento, ou seja, avaliar qual setor está mais produtivo e organizado e qual necessita de ajustes para melhorar. O gestor que for implementar essa metodologia em sua empresa precisa está ciente que é um processo complexo e que envolve diferentes etapas, necessitando de maior atenção aos dados e análises que se inter relacionam, para assim, identificar pontos de melhoria e verificar o alinhamento dos colaboradores com a empresa. Tipos de diagnóstico organizacional Sabemos que uma empresa divide-se em diferentes áreas de atuação, mas que trabalham de forma integrada para alcançar o mesmo objetivo. Por isso, ao realizar um diagnóstico empresarial deve-se levar em conta os pilares que compõe a organização da empresa como, por exemplo: 1- Estratégia de negócio; 2- Vendas; 3- Gestão financeira; 4- Marketing; 5- Atendimento ao cliente; e 6- Produção A partir disso, é possível avaliar problemas específicos e que podem ser analisados de acordo com o tipo de diagnóstico que se quer realizar, são eles: Geral: abrange todos os setores da empresa; Financeiro: o diagnóstico é focado apenas nos dados contábeis e financeiros da empresa; Produção: limita a avaliação na produtividade e qualidade dos produtos ou serviço; Vendas: foca em fatores como preços e qualidade dos produtos, atendimento, entregas, bem como faz uma análise detalhada da queda das vendas e possíveis causas, entre outros; Informação: foca em analisar o desempenho dos sistemas de informação utilizados no negócio e verificar o alinhamento estratégico com o operacional. Quando e como fazer o diagnóstico organizacional? É importante que a empresa faça o diagnóstico organizacional no início de operação e quando a empresa precisar avaliar sua gestão. E para fazer o diagnóstico empresarial, elabore as perguntas certas que vão fornecer as respostas com as informações necessárias para entender a situação da empresa. Para isso, siga os cinco passos a seguir: Passo 1 – Defina as perguntas É importante definir as perguntas, pois são elas que vão identificar os pontos de melhoria do negócio. Essas perguntas são elaboradas por profissionais de cada área, veja alguns exemplos de perguntas abaixo: Marketing O negócio tem um público-alvo definido? A resposta dessa pergunta vai direcionar os esforços para o plano de marketing. O produto está sendo divulgado de forma moderna e otimizada? O que sua publicidade diz sobre a sua empresa que pode chamar atenção de potenciais clientes? A resposta dessas perguntas vão trabalhar em prol de um marketing mais eficaz. Gestão A empresa possui um processo organizado para contratações? Está conseguindo delegar as tarefas para não sobrecarregar uma pessoa só? Os clientes estão satisfeitos? E os colaboradores estão trabalhando da melhor forma? Tais questões trazem respostas para estruturar bem a gestão da empresa. Contabilidade e Finanças O departamento está qualificado? Os vendedores sabem o valor do produto ou serviço que ofertam? Com quais preços pode-se trabalhar que proporcione lucro e seja justo? Liderança Sabe a diferença entre gestores e líderes? Sabe identificar o trabalho de cada um? Com um diagnóstico bem feito será possível ter um panorama da situação da empresa e planejar os próximos passos. Passo 2 – Colete as respostas Este passo consiste em coletar as respostas e informações sobre as atividades desenvolvidas na empresa, bem como fazer o levantamento dos problemas e suas causas para serem trabalhados. Aqui vai algumas ferramentas que pode auxiliar nessa coleta de dados: Matriz SWOT, essa ferramenta avalia principalmente a gestão e o grau de competitividade da empresa no mercado. Design Thinking, essa abordagem tem o intuito de solucionar problemas, focando na satisfação do cliente. Metodologia Lean, já essa ferramenta utiliza de técnicas operacionais para evitar desperdícios de recursos. Passo 3 – Analise os resultados Com as informações coletadas, o próximo passo é analisar! Para isso, transforme os resultados em planilhas, gráficos, mapas e tabelas que vão demonstrar uma análise mais detalhada. Confira alguns aplicativos que ajudam na visualização dos dados: Tableau, um dos software mais utilizados para visualizar os dados, ele também possui uma tecnologia de business intelligence, que ajuda na tomada de decisões. Google Chart, nele é possível criar gráficos através do dados do usuário e compartilhar com outros colaboradores. Passo 4 – Identifique os problemas e oportunidades Identificar os problemas, falhas e gargalos são essenciais para desenvolver as soluções que a empresa precisa. Há uma ferramenta chamada diagrama de Ishikawa, que classifica os problemas em categorias como máquina, matéria-prima, mão-de-obra, meio ambiente, medidas e métodos. Essa divisão destaca os fatores que causam os problemas e permite saber em que lugar eles estão mais concentrados. Depois, terá o necessário para pensar nas soluções e possíveis oportunidades. Passo 5 – Elabore as estratégias e o plano de ação Agora que você definiu as perguntas, levantou as informações, fez as análises e identificou os problemas e oportunidades, então resta o último passo que é formar estratégias e um plano de ação. Monte um cronograma bem estruturado para ser seguido a fim de implementar as mudanças necessárias, como também converse com os gestores, líderes e gerentes para pensar no planejamento estratégico e tentar priorizar os setores com baixo desempenho e que tem um maior impacto na empresa. Estudar como seus concorrentes atuam no mercado é uma das principais fontes de insights para o seu negócio. Você já parou para pensar o quanto você pode aprender com a concorrência? Se você ainda não fez a análise de concorrência da sua empresa, continue conosco que iremos te mostrar os 4 benefícios desta pesquisa para o seu sucesso. O que é análise de concorrência? Como o nome já sugere, esta é uma análise de seus concorrentes. Aqui você irá avaliar as características da sua concorrência, tais como: produtos/serviços oferecidos, quais as opiniões dos clientes sobre elas e como é a sua forma de gestão. A análise de concorrência tem como objetivo apresentar uma visão geral sobre o mercado e como a sua empresa está posicionada em relação às demais. Com isso, será gerado dados que irão auxiliar na identificação de oportunidades e mais segurança na tomada de decisões. 4 benefícios da análise de concorrência para a sua empresa Acima falamos que a análise de concorrência é importante para a tomada de decisões, mas quais são especificamente as vantagens de se aplicar este estudo? Para isso, separamos 4 benefícios que esta análise fornece para a sua empresa Estratégias assertivas Sabemos que tomar atitudes em base de “achismos” não é a melhor tática para uma empresa atingir o sucesso. Então, para podermos criar uma boa estratégia é preciso observar o nosso redor. Conhecer o que já foi feito, o que não deu certo, quais as tendências atuais e o que ainda não foram explorados pelos seus concorrentes são informações de grande valor para guiar o seu time na criação de estratégias mais assertivas independente do setor (marketing, comércio, comunicação, etc.) Busca constante da melhoria Para uma empresa continuar relevante no mercado, é preciso se inovar e buscar sempre por melhorias. Este é um processo em cadeia, ou seja, se o seu concorrente faz melhorias resultando em vantagens, você também precisa se aperfeiçoar para ter espaço no mercado. Mas se você quer estar um passo à frente, estude as dificuldades dos seus concorrentes. Avalie como a sua empresa pode agir para superar essa adversidade com um melhor resultado. Aumentar a satisfação do cliente Conhecer como os produtos/serviços de seu concorrente são percebidos pela sua clientela é fundamental para a sua estratégia de produção e vendas. Aqui o mais importante não é copiar o concorrente, mas sim, oferecer o melhor serviço ao seu cliente. Vamos pegar um exemplo: Supomos que seus concorrentes vendem bonés, então, você pode começar respondendo perguntas como: Como são os bonés oferecidos pela concorrência? Como seu público está reagindo aos bonés concorrentes? Por que os consumidores preferem os bonés da concorrência? As necessidades do seu público estão sendo supridas? Qual o valor de mercado destes bonés? Com essas respostas você conseguirá ofertar um boné que possa suprir as necessidades e desejos deixados pelos seus concorrentes com um preço competitivo. Redução de custos e aumento de vendas Conhecer as dificuldades, os resultados das estratégias de seus concorrentes podem trilhar as suas ações. Isso porque, sua empresa poderá focar no que é essencial, evitando cometer os mesmos erros que seu concorrente e tomar decisões mais assertivas nas estratégias futuras. Tudo isso impacta em menor gasto de tempo e custo em ações baseadas em intuição e o foco em técnicas mais efetivas para o aumento das suas vendas. Como fazer uma análise de concorrência? Agora que você conheceu as vantagens, está na hora de aprender como se fortalecer olhando para seus concorrentes. Conheça verdadeiramente a sua empresa Para você poder olhar para o externo, é preciso iniciar pelo interno. Conhecer como a sua empresa está hoje permite comparações com seus concorrentes de forma mais fidedigna. Logo, é preciso avaliar fatores como: forma de gerenciamento, saúde financeira, capacidade de produção e atendimento, cartela de clientes e resultados obtidos, etc. Caso você esteja realizando a análise de concorrência durante o planejamento estratégico do negócio, tais informações já foram coletadas nas etapas anteriores. Determine quem são seus concorrentes Definir a concorrência vai além de identificar quais são as empresas que fornecem a mesma solução que a sua, aqui você também deve avaliar os concorrentes indiretos. Ou seja, empresas que estão disputando o mesmo nicho, mas oferecendo uma solução um pouco diferente. Aqui, você pode avaliar o impacto destas empresas de acordo com aspectos mais abrangentes, como por exemplo: tempo de mercado, localização, porte e características gerais do seu produto. Defina os objetivos da análise Objetivos claros evita com que você perca tempo e recursos em informações que não apresentem importância para o resultado. Assim, tenha definido previamente qual será o foco da análise. Você pode escolher estudar seus concorrentes para auxiliar na precificação do seu produto, ou para investigar qual o posicionamento da sua marca dentre as demais, ou até mesmo, para criar estratégias para conquistar novos clientes. Critérios de avaliação Definido os objetivos, será feita a definição dos critérios de avaliação. Diversos critérios podem ser avaliados, então lembre-se de escolher apenas aqueles que auxilie atingir os objetivos da análise. Método de coleta A seguir será definido de que forma a sua empresa vai coletar os dados dos concorrentes. Calma, você não precisa quebrar nenhuma lei para conseguir isso. Diversas informações estão disponíveis publicamente, você pode utilizar as redes sociais, estudar o tráfego orgânico por meio do Ubersugggest e, até mesmo, ver as opiniões sobre a empresa no Reclame Aqui. Caso você necessite de uma análise mais completa sobre a percepção de seu público sobre seus concorrentes, você pode realizar uma pesquisa de mercado. Analise os dados Esta é a etapa de comparação propriamente dita. Aqui é o momento de brainstorms e discussões para traçar estratégias para a sua empresa, portanto, envolva todos os setores de interesse para auxiliá-lo nesta etapa. A análise de concorrência permite que a sua empresa possa tomar decisões mais assertivas em relação ao lançamento de um produto, a estratégias de marketing e formas de aumentar a satisfação de seus clientes. Portanto, se você quer manter relevante para seu público, está na hora de olhar para seus concorrentes. Como fazer um diagnóstico empresarial? Confira o passo a passo! Como fazer um diagnóstico empresarial? Confira o passo a passo! Como fazer um diagnóstico empresarial Você sabe como fazer um diagnóstico empresarial? Quando estamos doentes, procuramos um médico para que ele possa descobrir o que há de errado com o nosso organismo. Após diagnosticar o problema, ele vai receitar um remédio ou algum outro método para curar aquilo que está nos fazendo mal. No caso de um diagnóstico empresarial, o raciocínio é bem semelhante. Para as organizações, o diagnóstico é uma ferramenta que apresenta uma visão mais ampla, clara e precisa sobre diversos aspectos que envolvem a empresa. Trata-se de um procedimento que tem como objetivo evidenciar problemas e oportunidades, além de permitir que o gestor tome decisões estratégicas mais assertivas. Ao fazer um diagnóstico eficiente, o empresário passa a conhecer melhor o seu próprio negócio e consegue traçar um caminho que o levará a conquista de melhores resultados. Esse procedimento possibilita, por meio de uma abordagem direta, propor soluções para aquilo que de fato compromete a “saúde” da empresa. Isso a deixará mais forte e preparada para enfrentar o mercado cada vez mais competitivo. Mas como fazer um diagnóstico empresarial? Elaboramos um passo a passo que vai te ajudar a realizar essa tarefa importantíssima para qualquer negócio. Passo a Passo: Como fazer um diagnóstico empresarial Passo 1 — Coleta de informações Um diagnóstico eficaz envolve diferentes áreas da empresa: finanças, marketing, vendas, recursos humanos, logística, processos etc. O primeiro passo é coletar o máximo de informações possíveis sobre todas as atividades que a organização desempenha. Existem alguns métodos que podem te ajudar nessa etapa, como a realização de entrevistas. Entrevistas Vá até os gestores, supervisores e demais colaboradores e pergunte a eles sobre a atual situação de seus respectivos setores. Mas, antes, procure elaborar um roteiro com as perguntas a serem feitas. Relatórios Outro método de coleta são os relatórios periódicos de cada área da empresa. Esses documentos contêm informações bastante relevantes sobre procedimentos, processo de tomada de decisão e resultados obtidos. Observação de campo E que tal fazer uma observação em campo? Dessa forma, você vivencia de perto a rotina de trabalho da empresa: como os funcionários operam, como os procedimentos se dão na prática, quais os principais erros e acertos, etc. Lembre-se que, para que a observação de campo tenha eficácia, é fundamental que o observador não interfira na execução das atividades. Existem outras formas de conhecer melhor seu negócio: Análise SWOT para planejamento estratégico: quais são seus pontos fortes e pontos fracos? Passo 2 — Análise de dados Agora que você já coletou as informações necessárias, é hora de organizá-las e analisá-las. Para isso, você pode fazer uso de planilhas, gráficos, mapas, tabelas, etc. O objetivo aqui é disponibilizar os dados de maneira que facilite a análise. Dica: separe cada situação ou problema por categoria. Dessa forma, será possível estabelecer prioridades e solucionar o que for mais urgente. Há inúmeras ferramentas de análise de dados. Confira algumas: Tableau; Chartio; Infogram; RAW; Google Charts. Passo 3 — Identificação dos problemas Após coletar e analisar as informações mais relevantes da sua empresa, fica mais fácil identificar os problemas que ela enfrenta. Mais que isso: é possível encontrar a raiz de tais problemas. Nesse terceiro passo de como fazer um diagnóstico empresarial, é feita uma investigação aprofundada para saber quais são as causas dessas falhas e gargalos. Confira: 3 ferramentas para análise de causa raiz como guia para tomada de decisão O Diagrama de Ishikawa é uma dessas ferramentas que pode te ajudar bastante nessa etapa. Ele classifica a causa dos seus problemas em 6 tipos. São eles: 1. Máquina Muitos problemas são ocasionados devido ao mau funcionamento de máquinas e equipamentos. 2. Matéria-prima Problemas relacionados à matéria-prima são muito comuns e podem acarretar prejuízos significativos. Por isso, escolha bem os seus fornecedores e mantenha um bom relacionamento com eles. 3. Mão-de-obra Funcionários mal treinados, incapacitados, sem qualificação ou simplesmente desmotivados podem prejudicar o cumprimento das atividades. 4. Meio ambiente Aqui os problemas estão relacionados ao ambiente interno (falta de espaço, layout incorreto) e externo (poluição, intempéries) à empresa. 5. Medida Você costuma medir os processos da sua empresa? Se não, saiba que isso pode comprometer o andamento das atividades, gerando trabalho dobrado. Lembre-se da frase de Deming, o mestre da qualidade total: “Não se gerencia o que não se mede” 6. Método Esse último aspecto observado no Diagrama de Ishikawa diz respeito aos problemas causados pelos métodos que a organização utiliza na execução de suas atividades. Passo 4 — Proposta de intervenção Apenas saber o que há de errado com a sua empresa não basta. Você precisa se perguntar: o que pode ser feito para melhorar essa situação? Com base nas informações coletadas e nas análises feitas, reúna a sua equipe de gestores e proponham, juntos, soluções efetivamente capazes de corrigir o que quer que esteja impedindo o seu negócio de crescer. Porém, vale lembrar que essas medidas não serão implantadas e surtirão efeito da noite para o dia. Tudo precisa ser estrategicamente pensado, com um plano de ação bem definido. Agora que você já sabe como fazer um diagnóstico empresarial, não perca tempo e faça logo o da sua empresa!