Comunicação Organizacional

Comunicação Organizacional – O Que é, Tipos, Importância e como Melhorar a da sua Empresa Comunicação Organizacional é toda e qualquer ação, atividade, estratégia, produto e processo tomados pela empresa ou entidade para reforçar a sua imagem junto a todos os seus públicos de interesse – consumidores, colaboradores, políticos, empresários e acionistas, ou perante à opinião pública. A comunicação organizacional é fundamental em qualquer âmbito da empresa, desde o ambiente fabril, até os mais altos níveis hierárquicos corporativos. Um bom diálogo garante não só um alinhamento de objetivos, como também estimula o engajamento, interação, pertencimento, desenvolvimento e compromisso do colaborador com o local onde ele trabalha. Mas por que é tão importante falar sobre Comunicação Organizacional? Neste artigo, vamos passar pelos principais fatores para que você saiba tudo sobre Comunicação Organizacional. No decorrer do texto você vai ler sobre: Conceitos de Comunicação Organizacional Comunicação Institucional Comunicação Mercadológica Comunicação Administrativa Comunicação Interna Teoria da Comunicação Organizacional Integrada Comunicação Organizacional Estratégica – A importância do seu estudo e aplicação Funções Estratégicas da Comunicação para a Organização Canais de Comunicação Organizacional Habilidades e Elementos da Comunicação Organizacional – Como melhorar? Conceitos de Comunicação Organizacional Apesar da maioria dos autores tratarem os termos comunicação organizacional, comunicação empresarial, comunicação corporativa e suas variáveis como sinônimos, o termo organizacional é o mais adequado. Segundo Margarida Kunsch, o termo comunicação organizacional tem uma maior amplitude de aplicações, podendo se referir a qualquer tipo de organização – pública, privada, sem fins lucrativos, ONGs, fundações, etc. – não se restringindo apenas no âmbito do que se denomina “empresa”. Para Kunsch: “Comunicação organizacional, como objeto de pesquisa, é a disciplina que estuda como se processa o fenômeno comunicacional dentro das organizações no âmbito da sociedade global. Ela analisa o sistema, o funcionamento e o processo de comunicação entre a organização e seus diversos públicos. (…) Fenômeno inerente aos agrupamentos de pessoas que integram uma organização ou a ela se ligam, a comunicação organizacional configura as diferentes modalidades comunicacionais que permeiam sua atividade.” (KUNSCH, Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada, 2003, p. 149) Seguindo os pensamentos sobre a filosofia de Kunsch, podemos afirmar que a comunicação organizacional é composta por todas as formas de comunicação dentro de uma organização. Abaixo listamos os tipos de comunicação organizacional e seus conceitos. Confira! Comunicação Institucional A comunicação institucional tem o intuito de melhorar a imagem da empresa perante a sociedade, os consumidores e os investidores. Ela é a responsável, por meio da gestão estratégica das relações públicas, pela construção de uma imagem e identidade corporativa de uma organização. Para que isso aconteça, além das relações públicas, são necessárias ações de assessoria de imprensa, marketing social e cultural, entre outros. Comunicação Mercadológica A comunicação mercadológica tem o objetivo de vender ou melhorar a imagem dos produtos ou serviços da corporação. Marketing e venda são os principais setores responsáveis por esse processo dentro de uma empresa. As principais ferramentas de comunicação que esta área se apoia são: publicidade comercial, promoções de venda, merchandising, venda direta, SAC, CRM, entre outros. Uma filosofia muito interessante de levantarmos neste ponto, é a do professor Dr. Wilson da Costa Bueno, outra referência da área, que procura conciliar a comunicação institucional e a mercadológica com o intuito de levantar a questão da responsabilidade social das organizações. Segundo Bueno, “A comunicação empresarial precisa conciliar estas duas vertentes de modo a garantir, ao mesmo tempo, o reforço da imagem de uma empresa comprometida com a cidadania e a obtenção de resultados favoráveis”. Comunicação Administrativa A comunicação administrativa é responsável por transmitir os dados do âmbito administrativo de uma organização para todos os setores nos quais estes dados se mostram pertinentes. Segundo Kunsch, a comunicação administrativa é aquela que permite viabilizar todo o sistema organizacional, por meio de uma similaridade de fluxos e redes. “Administrar uma organização consiste em planejar, coordenar, dirigir e controlar seus recursos de maneira que se obtenham alta produtividade, baixo custo e maior lucro ou resultados, por meio da aplicação de um conjunto de métodos e técnicas. Isso pressupõe um contínuo processo de comunicação para alcançar tais objetivos. E o que organiza o fluxo de informações, que permitirão à organização sobreviver, progredir e manter-se dentro da concepção de sistema aberto.” (KUNSCH, Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada, 2003, p. 152). Comunicação Interna Segundo Kunsch, a comunicação interna é um setor planejado, com objetivos bem definidos, para viabilizar toda a interação entre a organização e seus colaboradores. Para isto utilizam-se ferramentas da comunicação institucional e até da comunicação mercadológica. Wilson Costa Bueno ressalta a importância de não restringir a comunicação interna apenas à chamada comunicação descendente, ou seja, aquela que flui de cima para baixo na hierarquia empresarial. Uma boa comunicação organizacional interna é feita de forma descendente, ascendente e horizontalmente. O próprio conceito básico de comunicação já remete a uma via de mão dupla. A comunicação interna atual é a do conhecimento compartilhado e das relações humanas. Ela deve ser vista como uma estratégia fundamental nas organizações. Teoria da Comunicação Organizacional Integrada Margarida Kunsch é uma das pioneiras em trabalhar com o conceito no Brasil. Quando falamos em comunicação organizacional integrada estamos falando sobre uma filosofia que direciona a convergência de todas as quatro comunicações citadas anteriormente, permitindo uma atuação sinérgica entre elas. Podemos dizer que a teoria da comunicação organizacional integrada é a soma de todas as atividades de comunicação realizadas pelos diversos departamentos da empresa. E apesar de suas diferenças e peculiaridades, elas conseguem atuar de forma harmoniosa e em conjunto para atingir os objetivos da organização. comunicacao organizacional integrada “Entendemos por comunicação integrada uma filosofia que direciona a convergência das diversas áreas permitindo uma atuação sinérgica. Pressupõe uma junção da comunicação institucional, da comunicação mercadológica, da comunicação interna e da comunicação administrativa, que formam o mix, o composto da comunicação organizacional.” (KUNSCH, Planejamento de Relações Públicas na Comunicação Integrada, 2003, p. 150) Analisando a teoria de Kunsch, a comunicação deixa de ser vista como um fato isolado e passa a ser trabalhada a partir de planejamento e direcionamento estratégico, alinhando todos os elementos e ações com os objetivos macros da organização. Quando a comunicação passa a ser feita de modo integrado dentro da empresa, uma linguagem em comum é feita e entendida por todos, estabelecendo um comportamento homogêneo entre os colaboradores. O impacto disso tudo é refletido nos diversos setores da empresa, que passam a trabalhar de forma conjunta, tendo como fio condutor os objetivos gerais da organização, mas sempre respeitando as metas e objetivos específicos de cada departamento. Comunicação Organizacional Estratégica – A Importância do seu estudo e aplicação A comunicação é uma parte fundamental da experiência humana. Podemos afirmar tranquilamente que comunicar-se é uma das condições essenciais para o desenvolvimento- seja pessoal ou profissional. Por isso, a comunicação organizacional deve ser vista de modo estratégico para a empresa, podendo auxiliar a organização a atingir seus objetivos, superando as perspectivas e aumentando o desempenho das equipes. O estudo da comunicação organizacional se aplica para poder torná-la uma potente ferramenta estratégica de relacionamento, aumentando o comprometimento do público interno e, consequentemente, aumentando também os resultados entregues. Mas fazer uma comunicação organizacional estratégica não se resume apenas a simplesmente selecionar algumas informações de maneira aleatória. Ela consiste em identificar informações que façam parte do contexto da empresa e que, de algum modo, façam sentido ao público-alvo para que os elementos da comunicação sejam capazes de promover uma troca efetiva de conteúdo, gerando sentido em serem compartilhadas e aumentando o conhecimento dos colaboradores. Mas por que é tão importante a aplicação de uma comunicação organizacional estratégica na empresa? Simples: a comunicação organizacional estratégica possui um grande valor de compreensão e assimilação dos objetivos da organização. Ela faz com que os colaboradores tenham uma visão ampla do negócio, tornando-os co-participantes nas tomadas de decisões para o alcance desses objetivos. Para se sentirem envolvidos, os colaboradores precisam receber informações que os permitam conhecer seus papéis na organização. Ter colaboradores informados aumenta a motivação, fazendo-os se sentirem responsáveis pelos objetivos e conquistas da empresa. A prática de trabalhar com uma comunicação organizacional estratégica possibilita não só transmitir dados, mas também contribui para uma correta divulgação de valores, condutas, hábitos e sentimentos que a empresa deseja alcançar. Portanto, podemos dizer que a prática de comunicação organizacional estratégica é muito mais que meramente informação. Ela está mais para formação! Além disso, ela proporciona benefícios ao clima organizacional, tornando o ambiente corporativo mais harmonioso e com colaboradores mais integrados. É através dessa prática que são formados os comportamentos que ajudam enfrentar e gerir as crises e as mudanças organizacionais. 7 Funções Estratégicas da Comunicação para a Organização Ao longo deste artigo, você pôde perceber que a comunicação organizacional é ferramenta-chave para formar o funcionário e fazê-lo entender sobre as estratégias de mercado. Além disso, ela serve como um ótimo meio para engajar o colaborador com as prioridades da empresa e deixá-lo ciente de que ele é um agente de resultados dentro da empresa. É através de uma comunicação organizacional interna que são formados os comportamentos que ajudam a enfrentar e gerir crises, além das mudanças. Para exemplificar melhor as funções estratégicas da comunicação organizacional, selecionamos os sete principais pontos fortes de uma comunicação eficaz, são eles: 1. Alinha os esforços Apresentar e reforçar constantemente os principais objetivos da empresa é essencial para qualquer organização, é premissa básica de uma comunicação. Esse comportamento irá manter os empregados sempre focados em uma mesma direção e alinhados aos objetivos gerais da empresa. 2. Conscientiza sobre o papel do colaborador na empresa Quando o colaborador consegue enxergar como seus esforços individuais vão contribuir nos objetivos macro da empresa como um todo, ele reconhece a importância do seu papel ali dentro e sente-se mais motivado. Além disso, essa conscientização do seu trabalho irá orientá-lo a executar com maior perfeição sua função. 3. Fortifica a Cultura Organizacional A cultura organizacional compreende os hábitos, comportamentos, códigos, normas, políticas e valores de uma organização. Uma empresa com uma boa cultura e que a divulga corretamente, terá colaboradores mais integrados, em sintonia, que respeitam uns aos outros e que estão alinhados com o que o que se quer transmitir. 4. Estimula o Bom Comportamento Além de divulgar os aspectos da cultura corporativa para todos os colaboradores, uma comunicação organizacional estratégica influencia o bom comportamento dos empregados, através de exemplos e demonstrando coerência com o que é comunicado. 5. Desmistifica boatos e fake news Existem diversos fatores que podem causar a famosa rádio corredor na empresa. Uma comunicação organizacional bem feita atua diretamente para quebrar essas fofocas. Promovendo uma comunicação clara, incentivando a interação e troca de informações entre departamentos, além de fortalecer a cultura de colaboratividade e compartilhamento do conhecimento. 6. Incentiva o Engajamento Funcionários engajados falam positivamente sobre seu trabalho, possuem alto senso de pertencimento à empresa e empenham-se na busca do sucesso no trabalho e da empresa. 7. Gera Resultados Financeiros No estudo já citado da Tower Watson, foi constatado que companhias com uma comunicação altamente eficaz tiveram uma valorização 47% maior na bolsa de valores, em um período de 5 anos, se comparado com empresas que investem menos em comunicação. Por isso, em consequência de todas as vantagens que uma comunicação organizacional estratégica traz para a empresa, os resultados financeiros também serão impactados de forma positiva. Escolhendo Canais para a Comunicação Organizacional Desenvolver uma comunicação organizacional efetiva necessita de ferramentas que sejam eficientes não só em divulgar informações, mas que também envolva e engaje o colaborador com as notícias e ações da empresa. A busca por novas formas de comunicação no ambiente corporativo vem sendo uma pauta levantada por gestores que veem seus colaboradores cada vez mais antenados com as novidades tecnológicas. Para que a participação do colaborador seja efetiva e constante na comunicação organizacional, é preciso que os canais acompanhem a instantaneidade da informação que a tecnologia e as redes sociais proporcionam atualmente. Portanto, boa parte do sucesso da comunicação organizacional depende dos canais na qual ela será divulgada. Escolher um canal efetivo, adequado ao perfil dos colaboradores, é um passo essencial para que a mensagem alcance todos os empregados e os envolva nas campanhas corporativas. Quer saber mais sobre? Baixe gratuitamente nosso E-Book com vantagens e desvantagens de 9 canais de comunicação. Habilidades e Elementos da Comunicação Organizacional – Como Melhorar? Se fazer entender não é tarefa fácil. Comunicar é muito diferente de falar. Quando falamos em boas práticas de comunicação, mencionamos o hábito de poder analisar a forma com que a mensagem é transmitida e interpretada pelos outros. O sucesso de uma comunicação organizacional só vai acontecer se ela estiver de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa e atingir os colaboradores com êxito. Para isso acontecer, a comunicação integrada precisa estar inserida na cultura da empresa. Mas esse comportamento não será feito em um passe de mágica. Quando buscamos melhorar a cultura, precisamos ter em mente que ela é um processo lento e gradual, que ocorre dia após dia. Pensando nisso, separamos abaixo alguns hábitos do dia a dia corporativo que podem potencializar a cultura de comunicação da sua empresa. São elas: 1. Alinhar todos com os objetivos da empresa O que sempre deve ser levado em consideração no momento de planejar as estratégias de comunicação organizacional é a missão, visão e os valores da empresa. As características da organização devem estar intrínsecas em cada ação, em cada comunicado, pois dessa forma se mantém viva a essência e a identidade da empresa. Se a missão da organização que você trabalha está relacionada à sustentabilidade, ou a fornecer serviços que respeitem o meio ambiente, a comunicação deve transmitir esse objetivo nas suas ações e campanhas de endomarketing. Para desenvolver uma cultura de comunicação, ela precisa fazer sentido, estar relacionada aos valores e objetivos da organização, pois dessa forma eles serão identificados e seguidos pelos colaboradores. 2. Conectar os objetivos da empresa com as tarefas do dia a dia Tão essencial quanto comunicar a missão, visão e valores da empresa, é mostrar como as tarefas diárias dos colaboradores impactam nos objetivos globais. Essa ligação fornecerá aos funcionários uma visão ampla do negócio (line of sight), pois eles enxergarão a conexão entre suas tarefas, as tarefas de seus colegas e os objetivos da organização. Além disso, desenvolverá o engajamento com o trabalho, pois eles entenderão a importância de fazer o que eles fazem e os resultados que isso traz para a empresa como um todo. E essa conexão só poderá ser desenvolvida através de uma comunicação organizacional eficaz, que alcance todos os colaboradores e seja feita de maneira estratégica e planejada. 3. Promover o relacionamento interpessoal Promover o relacionamento entre os colegas do mesmo ou de outros departamentos, entre time e líderes e entre colaboradores de diferentes filiais é muito importante para desenvolver uma cultura de comunicação. No momento em que todos sentem a liberdade de poder conversar, expor ideias, dar e receber feedback com qualquer colega, a comunicação já começa a acontecer. Isso é essencial para desenvolver a confiança entre os colaboradores e para criar um ambiente agradável, em que todos convivam em harmonia. Por isso que o relacionamento interpessoal deve ser constantemente trabalhado. E, para ajudá-lo nesta etapa, já disponibilizamos diversos materiais para campanhas de endomarketing para você realizar em sua empresa. Confira alguns: 4. Envolver e desenvolver a liderança Para qualquer mudança na cultura é indispensável envolver os líderes, isso porque, assim como os fundadores da empresa, os líderes influenciam nos hábitos e possuem papel de prestígio no setor que trabalham. O líder é o elo entre os colaboradores e a organização, portanto são os principais divulgadores da cultura. Se a comunicação deles for apropriada e apoiada pela Comunicação Organizacional, seus liderados terão um ótimo relacionamento interpessoal e estarão alinhados e conectados com os objetivos da empresa. Portanto, invista na capacitação e na melhoria da comunicação de seus líderes. Promova ações que transformem os líderes em comunicadores efetivos e dessa forma eles incentivarão a comunicação entre os colaboradores. Se precisar um material auxiliar para desenvolver a comunicação da liderança de sua empresa, confira a nossa trilha de e-mails: Líderes, Agentes da Comunicação: 5. Analisar os canais e investir em uma estratégia multicanal Faça uma auditoria dos canais de comunicação existentes na sua empresa. Realize uma pesquisa de satisfação com os colaboradores e veja quais canais são os mais efetivos, os mais utilizados e os mais acessados, considerando cada público interno. Entenda como é a recepção dos colaboradores perante as informações que chegam para eles e se questione quais melhorias poderiam acontecer. Analise também se a comunicação está alcançando todos os colaboradores de maneira apropriada. A equipe de Comunicação Interna, com o suporte dos líderes, deve garantir que todas as informações estão impactando todos os colaboradores, até mesmo aqueles sem acesso à internet ou que trabalham fora da empresa.